pOLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

1. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

El presente documento refleja la política de tratamiento de datos definida por la empresa Proceplásticos SAS identificada con NIT 900090206-1 con el ánimo de garantizar el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido a través de cualquier tipo de relación contractual con la empresa. Así mismo aplica para toda base de datos propiedad de la empresa y que este sujeta a la ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y el artículo 15 de la constitución política de Colombia.

2. DEFINICIONES

Para esta política y basado en la ley 1581 de 2012, es importante tener en cuenta los siguientes conceptos:

Autorización: Consentimiento precio, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables
Encargado del tratamiento: Personal natural o jurídica, pública o privada, que por si misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por si misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de datos
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión

3. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La alta dirección de la empresa designa al encargado del sistema de gestión de calidad como responsable del tratamiento de datos personales. Los datos de contacto y horarios de atención se presentan a continuación:

Dirección: Cra 72H Bis B # 37 D – 34 Sur, Barrio Carvajal, Bogotá
Correo electrónico: sigc.proceplasticos@gmail.com
Teléfono de contacto: 57 3209319204
Horario de atención: L-V 8:00 am a 5:00 pm, S: 8:00 am – 12:00 pm

4. PRINCIPIOS

La política de tratamiento de datos de la empresa, alineada con la ley 1581 de 2012 aplicará los siguientes principios:

Principio de legalidad: El tratamiento de datos debe estar sujeto a las indicaciones dadas en la ley y demás disposiciones que se desarrollen al respecto
Principio de finalidad: La empresa Proceplasticos SAS utilizará los datos para obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley, la cual será informada al titular.
Principio de libertad: La empresa Proceplásticos SAS solo podría utilizar los datos con el consentimiento previo, expreso e informado del titular; los datos no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento
Principio de veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, y comprobable. Se prohíbe el uso de datos parciales, incompletos o que induzcan al error
Principio de transparencia: La empresa Proceplasticos SAS debe garantizar el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones la información acerca de la existencia de los datos
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente ley, los datos personales, salvo información pública, no podrán estar disponible en internet u otros medio de divulgación o comunicación masiva.
Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por la empresa Proceplásticos SAS se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su perdida, consulta, uso o acceso no autorizado, o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en al tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley.

5. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS

Proceplásticos SAS empleará los datos personales únicamente para el cumplimiento de las funciones propias de la empresa y definidas por entidades de control gubernamental. En cada caso de recolección de datos por parte de la empresa, la finalidad del uso será informada al titular; aunque en términos generales estará enmarcada en alguna de las siguientes actividades:

Datos de clientes:

Actividades de mercadeo
Encuestas telefónicas de servicio postventa y satisfacción del cliente solo por parte de personal de la empresa
Envío de noticas y comunicaciones que se consideren importantes por parte de la empresa
Atender y dar trámite a quejas, reclamos y sugerencias que puedan ser recibidas por parte de los clientes
Campañas de actualización de datos
Actividades de facturación y cobro propias de la relación contractual entre el titular y la empresa

Datos de candidatos, colaboradores activos y retirados

Celebración de contrato de vinculación y actividades de notificación a cambios en el contrato
Efectuar reportes a autoridades administrativas, policiales, judiciales cuando lo requieran
Pago de parafiscales y seguridad social, pago de nómina, e interacción con las entidades que manejan o llegasen a manejar el sistema general de seguridad social, Ministerio de Trabajo, UGPP, entre otros.
Realización de encuestas sociodemográficas siguiendo lineamientos del SGSST
Desarrollo de capacitaciones y otras actividades en el marco de la implementación del Sistema Integral de Gestión de Calidad
Verificación de información de contactos de emergencia, validación de certificados laborales, experiencia previa y otros aspectos propios de los procesos de selección y contratación

Datos de proveedores

Gestión de compras, cotizaciones, facturación, pago y demás actividades propias de la gestión administrativa
Encuestas de opinión y actividades de evaluación de proveedores
Envío de correspondencia, correos electrónicos con información relevante para mantener la relación contractual propia entre el proveedor y la empresa
Emisión de certificaciones relativas a la relación comercia entre el proveedor y la empresa

Vigencia de los datos

La empresa Proceplásticos SAS procesa y almacena los datos personales siguiendo las leyes aplicables, se almacenan y se mantienen resguardadas en archivos. En términos generales los datos tratados se conservarán durante un máximo de diez años, periodo que será renovado automáticamente a menos que mediante solicitud del titular, este decida su supresión o revocación de la autorización. Se mantienen archivados por este tiempo salvo que: 1) llegase a existir un requisito legal específico para almacenarlos durante un tiempo dado, o 2) sea necesario usarlos para defender cualquier derecho e interés en un procedimiento judicial o administrativo o 3) el titular ejerza el derecho de supresión o revocación de la autorización.

Datos tomados por sistemas de video vigilancia

La empresa cuenta con sistemas de video vigilancia dentro de las instalaciones, esto con el ánimo de desarrollar actividades más seguras y disminuir riesgos que atenten contra el adecuado proceder de la empresa-. Los datos de las personas que ingresan en las instalaciones, clientes, proveedores, colaboradores u otros quedan grabados en nuestro DVR, por un periodo de 60 días, tiempo después del cual son borradas de manera automática. Estos datos solo se usan en caso de que sea necesario adelantar algún tipo de investigación administrativa o penal debido a la posible infracción de alguna ley nacional o mala práctica acorde con el reglamento interno de trabajo de la empresa.

Tratamiento de datos sensibles y datos personales de niños, niñas y adolescentes

La empresa Proceplásticos SAS no solicitará información que se considere sensible tales como origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, pertenencia a sindicatos o a partidos políticos. De igual forma debido al reglamento interno y por seguridad laboral la contratación y el ingreso de menores de edad a las instalaciones está prohibido.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES

El titular de los datos personales dados a la empresa Proceplásticos SAS tiene los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable definido por la empresa
Solicitar la prueba de la autorización de datos otorgada a la empresa salvo cuando sea una excepción acorde con el artículo 10 de la ley 1581 de 2012
Ser informado por la empresa respecto al uso que le ha dado a sus datos personales
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto por la ley
Acceder de forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos, garantías constitucionales y legales.

7. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

Si el titular de los datos requiere hacer valer alguno de los derechos anteriormente mencionados puede presentar su sugerencia, queja o reclamo al responsable de los tratamientos definido en el numeral 3 de esta política siguiendo los canales de comunicación allí descritos. En esta comunicación es importante que el titular incluya su identificación completa, nombre y número de identificación, la descripción de los hechos que dan lugar a la comunicación y la solicitud que desea hacer. El responsable revisará el caso y dará respuesta en un plazo de dos días hábiles. El plazo máximo para atender al reclamo es de quince días hábiles contados a partir del día siguiente a al fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de este plazo, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no puede superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8. AUTORIZACIÓN Y AVISO DE PRIVACIDAD

En cada uno de los medios empleados por la empresa para comunicarse con proveedores, clientes y otras personas se incluirá un aviso de privacidad enlazado con la política de tratamiento de datos de tal manera que las personas conozcan los derechos que tienen y el uso que se le dará a la información dada por estos. Así mismo se dispondrán de los medios tecnológicos necesarios para probar que la persona de forma escrita, verbal o al hacer click o doble click en un enlace, da su consentimiento para el uso de los datos voluntariamente. A continuación se presenta el aviso de privacidad y autorización que se incluirá en los canales de comunicación.

“Con el objetivo de ser una empresa en constante mejora nos encontramos aplicando el sistema integral de gestión de calidad, el de seguridad y salud en el trabajo, el de economía circular y conforme a la ley 1581 de 2012 queremos que sepa que usted puede ejercer su derecho de corregir, actualizar o suprimir sus datos personales registrados con nosotros acorde con nuestra política de tratamiento de datos personales, al seguir el proceso entendemos que nos autoriza a manejar la información acorde a los lineamientos definidos por la ley”

9. MEDIDAS DE SEGURIDAD

La empresa PROCEPLASTICOS SAS siguiendo con los lineamientos de la ley 1581 de 2012 dispondrá de los recursos necesarios para otorgar seguridad a los registros evitando perdida, consulta o uso indebido por parte de los colaboradores. Estos firman un acuerdo de confidencialidad donde se incluye el manejo y las restricciones que existen respecto al uso de datos de clientes, proveedores y demás compañeros de trabajo.

10. ENTRADA EN VIGENCIA

Esta política entra en vigor a partir de la fecha de emisión de esta (Junio 2024), será publicada en los medios de comunicación empleados en la empresa y cualquier modificación que se desarrolle en adelante será incluida en el control de cambios propio de la gestión documental del sistema integral de gestión de calidad de la empresa.